Les bases pour faire une bonne réunion de lancement

C’est un élément très important. En effet, c’est la première réunion que je vais faire avec les parties prenantes, avec un certain nombre de décideurs. Concrètement, l’objectif est d’expliquer le projet qui va démarrer ou qui a déjà commencé à démarrer.

Par la suite, cette réunion de lancement sera ensuite relayée par des comités de pilotage. Mais finalement, la réunion de lancement, c’est un peu le premier comité de pilotage.

Alors, qu’a-t-elle de particulier ?

Eh bien justement, c’est qu’on va prendre le temps ici, et uniquement dans cette réunion, d’expliquer ce qu’est le projet. Dans les comités de pilotage suivants, on ne le refera pas.

Dans un premier temps, nous expliquons donc les objectifs et le périmètre du projet.

Une fois que c’est clair, on présente les principaux livrables sans entrer dans la liste exhaustive.
Ensuite, on parle de l’organisation du projet, les grandes lignes, les parties prenantes, la manière dont tout cela est structuré. Nous montrons au moins la vision d’ensemble, sans entrer dans un organigramme complet.

À ce stade, on aborde le planning, un macro-planning, pas un planning de 200 pages. On y retrouve une dizaine ou une quinzaine de grandes tâches, les jalons clés du projet.
Ainsi, avec tout ça, les personnes présentes ont déjà une vision claire du projet.

De plus, si le projet a une dimension fonctionnelle, c’est aussi le bon moment pour rentrer dans l’explication de ce qu’il produit.

Vient ensuite un point très important : les hypothèses et les contraintes.
Nous devons encore clarifier certaines choses. Nous respectons les hypothèses (sur les ressources, sur les choix fonctionnels, techniques) et les contraintes dans le cadre de ce projet.

Par ailleurs, selon le contexte et les participants, on peut aussi aborder un point financier ou de charge, mais ce n’est pas toujours nécessaire. Cela dépend vraiment de l’organisation et de la nature du projet.

Ensuite, on parlera des risques.
En effet, avant cette réunion de lancement, une première revue de risques a été faite.
Les décideurs présents identifient les principaux risques, soulignent les points sensibles et, parfois, prennent immédiatement des décisions.

Enfin, avant de finir cette réunion, on parlera des points d’attention, ces sujets sur lesquels on veut insister, des éléments déjà évoqués mais qu’on souhaite rappeler.
Pour conclure, on termine sur les prochaines activités à venir, celles qui serviront d’introduction au premier comité de pilotage.

En résumé, voilà un plan pragmatique et efficace pour bien gérer une réunion de lancement.
En une heure, tout le monde comprend pourquoi le projet existe, ce qu’il doit produire, comment il est organisé, quels sont les risques, et quelles sont les prochaines étapes.

C’est une réunion simple, mais essentielle.
Et bien souvent, c’est elle qui donne le ton de tout le projet.

J’ai fait une courte vidéo à ce sujet, partagez-moi votre avis. Vous pouvez la retrouver juste ici :