Quand un chef de projet communique, son travail ne s’arrête pas simplement à l’envoi du message. En effet, envoyer un message ne suffit pas. D’abord, il faut s’assurer qu’il est reçu et compris. Sinon, le chef de projet qui ne vérifie pas la compréhension risque de rater sa communication. Notez bien, je parle de compréhension, pas d’acceptation. C’est un autre sujet…

Pour mieux comprendre, examinons un modèle de communication simple :

Supposons que je doive informer de vive voix mon client qu’il doit valider un livrable. Alors, quelles étapes devons-nous suivre pour que cette communication soit efficace ?

1. Tout d’abord, je code le message. Je transforme mes idées en mots. Ainsi, je dis : « Pouvez-vous s’il vous plaît valider le livrable correspondant au document de spécification ? » Le message est prêt.

2. Ensuite, j’envoie le message. Je parle avec le ton et le volume définis.

3. Puis, le message circule. Pendant ce temps, il peut subir des perturbations : une autre personne qui parle, un bruit de fond, ou une mauvaise acoustique.

4. Après cela, le client reçoit le message. Cependant, entendre le message ne garantit pas qu’il le comprend.

5. Ensuite, il décode le message. Il doit comprendre chaque mot. Par exemple, s’il ne connaît pas le mot “livrable” et utilise “produit” dans son vocabulaire habituel, nous pouvons créer un malentendu. De plus, si le client ne parle pas couramment français, il traduira mentalement le message. Son interprétation peut varier selon le ton que j’ai utilisé.

À ce stade, beaucoup pensent que la communication est terminée. Pourtant, elle ne l’est pas. Je ne sais pas encore si le message est réellement compris. Être face au client ne garantit pas la compréhension.

6. Ensuite, le client renvoie un retour. Ce retour peut être une phrase, un hochement de tête, ou un simple regard. C’est ici que je vérifie qu’il a bien reçu mon message. Attention, ce retour peut aussi subir des perturbations : je dois donc l’interpréter correctement.

7. Enfin, je décode son retour. Cette étape me permet de confirmer que le message est reçu et compris.

Si je ne reçois pas de retour, je relance la communication. Par exemple, je demande : « Est-ce que c’est ok pour vous ? » Ainsi, je m’assure que mon interlocuteur clarifie sa réponse.

De plus, ce processus fonctionne également pour la communication écrite. Les supports diffèrent, les bruits et codages varient, mais l’objectif reste le même : s’assurer que le message est reçu et compris !

En résumé, un chef de projet ne se contente jamais d’envoyer un message. Il suit chaque étape, vérifie la compréhension, et ajuste sa communication au besoin.

J’ai fait une courte vidéo sur ce sujet. Vous pouvez la voir ici :