1. Commencez par définir le “quoi” avant le “comment”

Lorsqu’un nouveau projet démarre, le premier réflexe est souvent d’ouvrir un planning et de lister les tâches.

Pourtant, avant de réfléchir à la manière de réaliser le projet, il faut définir clairement ce que l’on souhaite faire : pourquoi ce projet existe-t-il ? Quels sont ses objectifs ? Quels livrables doit-il produire ?

Un projet bien cadré dès le départ sera toujours plus simple à piloter par la suite.

2. Gardez des outils simples et adaptés à vos besoins

Un planning extrêmement détaillé n’est pas nécessairement un bon planning.

Le bon niveau de détail correspond au niveau de suivi dont vous avez besoin en tant que chef de projet. Il en va de même pour les indicateurs et les rapports de progression : quelques informations simples, claires et régulièrement actualisées apportent souvent plus de valeur qu’un reporting très complexe.

L’objectif reste de comprendre rapidement où en est le projet.

3. Communiquez et vérifiez que votre message a été compris

Communiquer ne consiste pas uniquement à transmettre une information.

Il faut également s’assurer que le message a bien été reçu et compris. Le chef de projet doit être proactif, partager régulièrement l’état d’avancement, signaler les difficultés et solliciter les décisions nécessaires.

Le management ne devrait pas avoir à demander continuellement où en est le projet.

4. Anticipez les risques et encadrez les changements

Les risques ne doivent pas être analysés uniquement au début du projet. Ils évoluent et doivent donc être revus régulièrement.

Il en va de même pour les demandes de changement. Le changement est normal dans un projet, mais chaque nouvelle demande doit être analysée avant d’être acceptée : quels seront ses impacts sur les coûts, les délais, la qualité ou les risques ?

L’objectif n’est pas d’empêcher les évolutions, mais de les gérer sans perdre le contrôle.

5. Sachez prendre du recul et parfois arrêter le projet

Un projet ne doit jamais avancer en mode tunnel.

Les rapports de progression et les comités de pilotage permettent de prendre du recul, de vérifier que le projet répond toujours au besoin et de prendre les bonnes décisions.

Un projet peut s’arrêter parce que tous ses livrables ont été réalisés et validés. Mais il peut aussi être arrêté parce qu’il n’est plus utile à l’organisation ou parce que les dépassements sont devenus trop importants.

Arrêter un projet n’est pas nécessairement un échec. Continuer un projet qui n’apporte plus de valeur peut être bien plus coûteux.

Vous voyez, derrière tous ces sujets, on retrouve finalement quelques principes assez simples, prendre le temps de cadrer, rester clair, communiquer régulièrement, anticiper et créer les conditions pour prendre les bonnes décisions.

Si je devais résumer ces deux années en une seule idée, ce serait celle-ci :

Un projet ne se pilote pas uniquement avec un planning. Il se pilote avec de la méthode, de la communication et du bon sens.

Merci à toutes celles et ceux qui suivent cette série depuis maintenant deux ans.

Pour cette occasion, j’ai préparé une vidéo spéciale réunissant quelques-uns des meilleurs conseils partagés au fil des épisodes.

Et si on continuait à parler de gestion de projet ?