On parle souvent de démarrage de projet, de pilotage, de suivi mais beaucoup moins de l’arrêt. Pourtant, le sujet du projet qui ne se termine jamais est quelque chose que je rencontre très régulièrement. 

Alors, comment savoir qu’un projet doit être arrêté ? 

Il existe plusieurs situations. 

La première, et la plus évidente, concerne différents éléments notamment les livrables. 
Un projet est défini par des livrables. C’est pour cela qu’il est essentiel de bien démarrer avec une phase d’initialisation claire, où l’on définit précisément ce qui doit être produit. 

À la fin du projet, on doit s’assurer que tous les livrables ont été réalisés et validés. 
Il ne suffit pas de les avoir livrés, il faut qu’ils soient formellement acceptés. 

Si certains livrables ne sont pas atteints, cela peut faire l’objet d’un accord spécifique. On décide ensemble de les reporter, de les intégrer dans un futur projet, ou de les considérer comme non essentiels. Mais cela doit être clarifié. 

Un autre élément important concerne les demandes de changement. 
À la clôture d’un projet, toutes les demandes de changement doivent avoir été traitées. 

Traitées ne signifie pas nécessairement réalisées. 
Cela signifie que l’on a pris une décision. Est-ce que le changement est accepté ou non ? Et s’il a été accepté dans le cadre du projet, est-il effectivement réalisé ? 

L’ensemble de ces éléments permet de s’assurer que le projet est réellement terminé. 

Mais il existe d’autres raisons d’arrêter un projet. 

La deuxième raison, c’est tout simplement lorsque le projet n’est plus utile à l’organisation. 

Même si le projet avance correctement, dans les délais prévus et dans le budget prévu, il peut arriver que la stratégie de l’entreprise évolue. Et dans ce cas, le projet peut perdre sa pertinence. 

Ce n’est pas au chef de projet de prendre seul cette décision. 
C’est justement le rôle du comité de pilotage. 

C’est lors de ces réunions régulières que les sponsors peuvent décider qu’un projet, même bien mené, ne correspond plus aux priorités stratégiques. Et dans ce cas, il peut être arrêté. 

C’est pour cela qu’il est essentiel d’éviter les projets en “mode tunnel”, sans points de décision réguliers. 

Enfin, une troisième raison d’arrêter un projet concerne le dépassement des seuils : coûts, délais ou niveau de qualité. 

Lorsque les écarts deviennent trop importants, la décision peut être prise d’arrêter le projet. Et là encore, ce n’est pas le chef de projet qui décide seul. La décision revient au comité de pilotage. 

Un projet peut donc s’arrêter :