C’est un élément très important. C’est la première réunion que je vais faire avec les parties prenantes, avec un certain nombre de décideurs, pour expliquer le projet qui va démarrer ou qui a déjà commencé à démarrer. 

Cette réunion de lancement sera ensuite relayée par des comités de pilotage. Mais finalement, la réunion de lancement, c’est un peu le premier comité de pilotage. 

Alors, qu’a-t-elle de particulier ? 

Eh bien, c’est qu’on va prendre le temps ici, et uniquement dans cette réunion, d’expliquer ce qu’est le projet. Dans les comités de pilotage suivants, on ne le refera pas. 

On commence donc par expliquer les objectifs et le périmètre du projet. 
Une fois que c’est clair, on présente les principaux livrables sans entrer dans la liste exhaustive. 
Puis on parle de l’organisation du projet, les grandes lignes, les parties prenantes, la manière dont tout cela est structuré. Pas besoin de montrer un organigramme complet, mais au moins donner la vision d’ensemble. 

À ce stade, on aborde le planning, un macro-planning, pas un planning de 200 pages. On y retrouve une dizaine ou une quinzaine de grandes tâches, les jalons clés du projet. 
Et déjà, avec tout ça, les personnes présentes ont une vision claire du projet. 

Si le projet a une dimension fonctionnelle, c’est aussi le bon moment pour rentrer dans l’explication de ce qu’il produit. 

Ensuite, un point très important : les hypothèses et les contraintes. 
On est en réunion de lancement, le projet démarre, donc il est normal qu’il reste des choses à clarifier. 
On va donc exposer les hypothèses prises (sur les ressources, sur les choix fonctionnels, techniques), et aussi les contraintes, tout ce qu’on est obligé de respecter dans le cadre de ce projet. 

Selon le contexte et les participants, on peut aussi aborder un point financier ou de charge, mais ce n’est pas toujours nécessaire. Cela dépend vraiment de l’organisation et de la nature du projet. 

On parlera ensuite des risques. 
Parce qu’avant cette réunion de lancement, une première revue de risques a été faite. 
On présente donc les principaux risques, les points sensibles, et parfois même, on peut prendre des décisions immédiatement, puisque les bonnes personnes sont là. 

Enfin, avant de finir cette réunion, on parlera des points d’attention, ces sujets sur lesquels on veut insister, des éléments déjà évoqués mais qu’on souhaite rappeler. 
Et on conclut sur les prochaines activités à venir, celles qui serviront d’introduction au premier comité de pilotage. 

Voilà un plan pragmatique et efficace pour bien gérer une réunion de lancement. 
En une heure, tout le monde comprend pourquoi le projet existe, ce qu’il doit produire, comment il est organisé, quels sont les risques, et quelles sont les prochaines étapes. 

C’est une réunion simple, mais essentielle. 
Et souvent, c’est elle qui donne le ton de tout le projet. 

J’ai fait une courte vidéo à ce sujet, partagez-moi votre avis. Vous pouvez la retrouver juste ici :